Gestão de processos: como aplicá-la em pequenos negócios

Pequenas empresas também precisam fazer gestão de processos.

O dia a dia de uma organização parece fácil, mas a gente sabe que não é.

São muitas tarefas que merecem toda a nossa atenção e desafios que surgem o tempo todo reduzindo o tempo para organizar nossos processos de trabalho.

Isto sem contar nos problemas que caem de paraquedas para a gente todos os dias.

Desta forma, aliar execução dos processos com a sua melhoria é um grande desafio que é acentuado por uma série de fatores que vamos falar neste blog post.

Também, trouxe para você algumas dicas para melhorar a gestão dos processos da sua empresa. Confira:

O que são processos?

Processos são atividade desempenhadas com o propósito de determinar como o trabalho será realizado na empresa.

Processos de negócio

São aqueles que caracterizam a atuação da empresa, suportados por diversos outros processos internos. Eles normalmente resultam em produtos ou serviços.

Processos organizacionais

São aqueles que viabilizam as atividades da empresa no sentido de coordenar o funcionamento da mesma em busca do seu desempenho geral. Estes processos dão suporte aos processos de negócio.

Processos gerenciais

São focados nos gestores das áreas. Estão ligados ao controle e monitoramento das ações da empresa.

Dificuldades que exigem atenção

O problema obscuro

Aquele que é tão complexo que acreditamos que não há nenhum tipo de solução capaz de resolvê-lo.

Muitas vezes demanda de tempo e esforço especial e nos faz sentir que não há nenhum tipo de solução satisfatória.

A rotina corrida

Com o dia a dia cada vez mais intenso acabamos não achando formas mais eficientes para a realização de tarefas.

Por isso é importante analisar as informações e organizar dados para otimizar nosso dia a dia.

O abismo

Mesmo depois de encontrar a solução ideal temos dificuldade em tirá-la do papel e torná-la realidade de forma a trazer os resultados planejados.

Como fazer gestão de processos?

Existem diversas metodologias que servem para estruturar processos e solucionar problemas com aumento da eficiência.

Isto deve ser feito sempre implementando processos de melhoria e organização auxiliando a gestão e alinhando as ações com a estratégia.

1) Execução de projetos complexos

Os projetos complexos exigem conhecimento técnico e gerencial.

Desta forma, é importante adotar medidas a fim de implementar estratégias mais flexíveis e obter sucesso nos processos.

Então, comece alinhando as expectativas. Muitas falhas nos processos acontecem por não haver este alinhamento.

Se existem mais pessoas na sua equipe, garanta que todos entendam o objetivo dos projetos e processos, a sua importância e quais são as etapas e resultados que devem ser atingidos.

O segundo passo é planejar cada detalhe do projeto para evitar mudanças repentinas e de escopo.

E enfim, crie fluxos de cada processo. Para isso, você pode usar o Heflo.

É uma plataforma que permite a criação de fluxos e documentações para auxiliar o controle e a automatização dos processos.

Você tem duas opções para usá-lo: de forma gratuita ou de forma paga (R$42,00 por mês).

Com a versão paga você recebe consultorias e treinamentos para fazer a gestão de processos de forma efetiva.

2) Gestão do dia a dia

As pessoas tem resistência em trabalhar com indicadores e metas para melhorar o desempenho das atividades, dos processos e da organização.

Mas, os indicadores devem ser vistos como um instrumento de análise e geração de ideias.

Então, o que podemos fazer nesta situação?

Comece a avaliar sua rotina e observe quais são as causas de queda no desempenho, o que você deve corrigir e como otimizar suas atividades.

Faça um diário de tarefas simples no Excel com informações básicas e registre todas as suas atividades diárias para entender quanto tempo você leva em cada uma e verificar a necessidade de otimizar estes tempos. Veja o exemplo:

Diário de Tarefas - Gestão de Processos

Esta planilha vai ajudar você a:

  • identificar onde você está levando mais tempo do que deveria;
  • fazer uma coisa de cada vez;
  • entender qual é a sua capacidade de realização de tarefas;
  • otimizar estas ações com base em ajustes na forma como você as desempenha.

3) Diagnóstico

Assuma a responsabilidade pelos seus projetos e verifique quais são os dados e indicadores que merecem sua atenção.

É importante que o controle gerencial deste conjunto de indicadores seja visual.

É claro que você só conseguirá medir o desempenho dos processos depois de colocá-lo em prática por um período maior.

Durante o seu funcionamento você começará a coletar dados suficientes para analisar sua produtividade e eficiência.

Você terá a chance de responder perguntas do tipo:

  • Quantas tarefas eu desenvolvi em horário comercial?
  • Quantas tarefas foram concluídas com sucesso?
  • Em quanto tempo fomos capazes de finalizar um projeto?

Lembre-se de documentar suas tarefas e de sua equipe para gerar gráficos que te auxiliem a analisar as informações.

Talvez seja necessário conhecer melhor algumas ferramentas e metodologias para gestão de projetos como o Trello, Diagrama de Ishikawa, PDCA…

Comece agora mesmo

Comece devagar e implemente um mudança de cada vez.

Gestão de processos exige esforço contínuo e cada projeto específico precisa ter começo, meio e fim.

Somente quando o processo já estiver rodando de forma efetiva é que você poderá propor melhorias.

Após obter toda as evidências concretas de que houveram melhorias na qualidade, no tempo de execução e no custo você poderá prosseguir e padronizar outros processos.

E fique atento a tecnologia.

O Excel ainda é um software muito utilizado e que permite coisas incríveis, caso você não domine outras ferramentas.

Para finalizar, deixo aqui as principais dicas que você deve levar em consideração para fazer gestão de processos:

  1. Defina objetivos para o uso de gestão de processos;
  2. Identifique os processos chave da sua empresa sem os quais a empresa pára;
  3. Crie um plano de trabalho realista entendendo a situação atual, identificando oportunidades e desenvolver novos processos;
  4. Faça um cronograma e seja firme no cumprimento dos prazos;
  5. Comunique e valide cada etapa do trabalho para os envolvidos.

Gostou do que viu? Espero ter ajudado você a melhorar seu desempenho.

Nos vemos no próximo post.

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